Konsten att få saker gjorda

Time management är ett sådant där begrepp som det skrivs böcker om och som farbröder med höga traktamenten håller långa föredrag i. Men saken är den att det är mycket väsen för ingenting. Till och med min mamma har använt sig av time management i flera decennier utan att ens veta om det.

Idén är egentligen mycket enkel: 1) Gör en lista på vad du ska göra; 2) Gör det som står på listan.

Naturligtvis kan ett så pass simpelt koncept knappast rättfärdiga höga konsultarvoden och traktamente, varför många konsulter då börjat smycka ut det med en mängd andra idéer. Exempelvis ska du nu börja prioritera uppgifterna på listan men också försöka journalföra hur du faktiskt använt din tid och därigenom hitta ”flaskhalsar”. Problemet blir dock att du snart spenderar mer tid på att hantera din tid än att faktiskt utnyttja den.

Tidshantering, att planera sin tid, är något som berör de flesta varför det självklart är ett kärt ämne bland bloggare. En av de populära metoderna de senaste åren, som jag nyligen upptäckte (via en blogg — var annars?), brukar förkortas GTD och är döpt efter David Allens bok Getting Things Done. Boken kom 2001 och hade som mål att vara botemedlet mot alla överlastade tidshanterings-metoder genom att gå tillbaka till grunderna och börja om.

Själv har jag helt ovetande tillämpat en liknande metod under flera år, som jag nu formaliserat en aning efter att ha tagit till mig idéer från GTD. Min grundsyn är att olika metoder kan vara bra att ta till sig, antingen det rör tidshantering eller studieteknik, men att man inte behöver ta till sig mer än vad som känns naturligt och fungerar intuitivt. För om metoden kommer i vägen är det kanske dags att skala tillbaka till en lättviktsvariant. Vi människor har annars en förmåga att göra saker och ting mer komplicerade än de borde vara.

Samla och organisera

Precis som Allens bygger min princip på att du måste rensa tankarna genom att skriva ner alla dina uppgifter någonstans, istället för att ständigt gå omkring och tänka på dem eller försöka hålla dem i minnet. På så sätt kan du istället helt koncentrera dig på arbetsuppgiften du har framför dig för ögonblicket. Genom att skriva ner dem bör du också känna en viss avslappning och att det är en början på att ta tillbaka kontrollen över ditt liv.

Allt bygger på att det är roligt att planera och göra listor. Genom att göra upp en lista vet vi vad som måste göras och kan också få en uppskattning om hur långt vi hunnit. Men också ha en klar definition när något är klar, det vill säga när alla uppgifter på listan är utförda, och därigenom kunna känna en viss tillfredsställelse. Eftersom vi annars bara kommer att känna oss ineffektiva, oavsett hur mycket eller lite vi gör, om vi inte får någon slags bekräftelse.

Alltså är första steget att samla in allt som måste göras. Så fort du kommer på något: skriv ned det. Därefter måste du bestämma dig för någon form av lättarbetat system för att hålla all denna information organiserad.

Enklast är att organisera alla uppgifter som en uppsättning listor: Listor för saker skall åtgärdas snarast; Listor för alla långtidprojekt; En lista för delegerade uppgifter; Samt en lista över eventuella framtidplaner.

Listorna över saker som skall åtgärdas snarast är listor för saker du måste göra i ett visst sammanhang. Var specifik. Skriv ner precis vad åtagandet gäller och vad du behöver göra för att fullborda det, räkna upp alla steg som rent konkret måste tas. En inköpslistan över saker du måste köpa i livsmedelsaffären är ett utmärkt exempel. Om uppgiften är ”gå och handla” så måste du då skriva en lista över allt du skall handla.

Genom att skapa en lista för varje långtidprojekt du kan tänkas ha, precis som korttidslistorna ovan, som du kan beta av under en längre period behöver du inte heller känna stress eller skuld över att det kan ta tid. Så länge någon form av framsteg kan göras och att listan kan prickas av periodvis.

Om du delegerar vissa uppgifter kan det vara bra att försöka hålla reda på vilka uppgifter du väntar svar på. Särskilt om det är något du måste invänta på för att kunna fortsätta.

Det kan dessutom vara bra att ha en lista för eventuella framtidsplaner och saker du kanske planerar att göra. Poängen är som sagt att få ner allt på pappret och ut ur huvudet. Om du går omkring och tänker på något som platsar på den här listan, skriv ner det!

Hipster PDA Historiskt har jag hållit reda på dessa listor i diverse anteckningsblock, andra lösa papperlappar och datorn. Men nyligen har jag övergått till att använda en så kallad Hipster PDA, en riktigt underbar låg-teknologisk uppfinning som består av ett antal lösa skrivkort (helst olinjerade i diverse färger) som hålls samman av en klämma. Då min Hipster PDA, eller hPDA, enkelt får plats i de flesta fickor finns den garanterat alltid till hands för att få ned någonting på papper och ut ur mitt huvud. Poängen är att de lösa korten enkelt går att sortera och bytas ut, till skillnad från anteckningsblock, så låt varje lista få ett eget kort.

Gå igenom

Naturligtvis är alla dess listor totalt oanvändbara om du inte går igenom dem minst en gång om dagen, helst flera om du har tid, vilket nödvändigtvis inte betyder att du skall göra allt på en gång, utan endast identifiera varje sak och bestämma vad det är, vad det betyder och vad du behöver göra åt det. Kom ihåg att alltid gå igenom högen med listorna uppifrån och ned, endast ta en sak i taget och aldrig hoppa över någon punkt. För varje punkt skall du fråga dig: Vad kan jag göra för fullborda just den här uppgiften?

Om svaret är ”ingenting” återstår två alternativ: 1) Kasta eller stryk; 2) Lägg åt sidan som kom-i-håg om det är något du inte kan göra för tillfället men kanske senare i framtiden.

Om svaret däremot är ”någonting” så måste du bestämma dig för vad nästa steg innebär rent konkret. Därefter har du åter ett antal val: 1) Kan du utföra uppgiften på två minuter eller mindre är det alltid bäst att du gör den på en gång. Orsaken är enkel, att delegera eller på annat sätt hantera uppgiften skulle ta längre tid än om du gjorde den själv på direkten; 2) Delegera den om du själv inte är rätt person för jobbet; 3) Eller lägg den åt sidan som något du skall åtgärda.

Varje gång du går igenom listan skall du alltså ha utfört någon form av handling som fört arbetet framåt och stuvat om dina listor. För det mesta innebär det en blandning av saker du gjort på direkten, saker du kunnat specificera mer konkret som behöver åtgärdas, saker du delegerat och saker du helt enkelt strukit.

Gör någonting

Men genom att enbart sitta och pilla med listor, eller utföra tvåminuters-uppgifter, blir inte särskilt mycket gjort. Efter att ha gått igenom dem skall du i slutändan välja ut den uppgift du tycker är allra viktigast att utföra just nu.

Välj intuitivt. Men genom att ha alla arbetsuppgifter som behöver åtgärd överskådligt ihopsamlade underlättas valet. Kom bara ihåg att basera det på den tid, energi och resurser du för tillfället har. När du valt en uppgift, utför den så väl du kan och undvik att hamna på några sidospår om du kan.

Lättare än så blir det inte.

Sammanfattning

Min metod är för närvarande en modifierad och mer kompakt version än Allens, till exempel har jag genom ihopslagning endast tre steg där GTD har fem. Egentligen är insamlingen av uppgifter separat från organiseringen i listor, det senare skall annars ske efter att alla insamlade uppgifter gåtts igenom. Orsaken till skillnaden är endast en smaksak och anpassning till min nuvarande arbetssituation. Huvudsaken är trots allt att få saker gjorda.

Uppdatering: Efter att jag skrivit bloggposten började jag implementera en variant av GTD trognare originalet och slår inte längre ihop några steg. Jag kommer troligtvis att skriva lite mer om mina erfarenheter av det längre fram i vår.

Mer GTD:

Min modifierade metod bygger på David Allens, Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity. Penguin Books. 2001. ISBN 0-14-200028-0.

Detta inlägg är publicerat i Handledningar och taggat , , . Bokmärk permalänken. Både kommentarer och trackbackar är avstängda.

2 Kommentarer

  1. Publicerad 29 oktober, 2006 kl 09:06 | Permalänk

    Så nu väntar jag bara på Anders Dahnielsons bok ”Get Things Done – FASTER!”.

  2. Publicerad 18 mars, 2008 kl 12:12 | Permalänk

    Bra sammanfattning. Jag har skrivit om GTD här: http://conquest.se/2008/02/16/introduktion-till-gtd-getting-things-done/

En Trackback

  • [...] På nätet finns det massor av likasinnande som söker efter lämpliga hjälpmedel för att bli “riktiga GTDare”. För en nybörjare kan jag rekommendera att titta på David Allens egen sajt och hans beskrivning av GTD. GTD finns som bok, men också som ljudbok. Jag själv lyssnade först på ljudboken och läste sen boken. GTD finns också en i ljudbok där David håller seminarie; Ready for Anything är riktigt kul att lyssna till och man blir rejält sugen på att komma igång. Om du vill ha en svensk introduktion kan du hitta det på Danielssons blog. Du kan läsa utdrag ur kapitel 1 och kapitel 6 på Business weeks sajt. [...]